Saat ini jalur rejeki bisa didapatkan darimana saja, salah satunya lewat usaha kecil-kecilan. UKM di Indonesia mendapatkan dukungan pemerintah melalui subsidi dan juga kemudahan birokrasi. Tapi kemudahan ini harus diimbangi juga dengan kemampuan dalam mengelolanya, termasuk mengelola keuangan perusahaan UKM Anda.
Untuk membantu Anda mengelola keuangan di usaha kecil menengah, berikut adalah 7 cara pengelolaan keuangan tersebut:
1. Fokus Pada Keuangan yang Berupa Biaya
Saat mengatur keuangan perusahaan UKM, Anda harus lebih fokus pada hal yang berupa biaya.
Biaya ini bisa meliputi banyak hal. Mulai dari urusan pengeluaran sewa, pajak, bunga pinjaman modal, biaya produksi, utilitas dan bahkan tagihan rutin seperti air ataupun listrik adalah contoh-contoh yang paling umum.
Jika sudah mengidentifikasi biaya-biaya ini, Anda bisa dengan mudah mendata rinciannya. Selain itu, Anda juga akan lebih tahu berapa detail kebutuhan uang yang harus selalu ada. Biaya ini bisa datang untuk setiap hari, setiap minggu, setiap bulan dan setiap tahun.
Dari data biaya tersebut, Anda akan mudah memisahkan uang hasil usaha dan merencanakan keuangan secara lebih baik.
2. Gunakan Aplikasi Keuangan Untuk Kebutuhan Gaji Pegawai
Aplikasi keuangan yang biasa digunakan di perusahaan besar juga bisa Anda gunakan untuk urusan UKM. Aplikasi akutansi ini membantu Anda melakukan pendataan keuangan, menghitung dan bahkan distribusi gaji pegawai.
Banyak orang yang enggan menggunakan aplikasi ini karena berbayar. Tapi disisi lain, Anda bisa cari aplikasi yang menawarkan fitur gratis.
Beberapa aplikasi bisa digunakan gratis tetapi fiturnya terbatas. Walaupun terbatas dari segi fitur, untuk kebutuhan UKM, hal ini sudah cukup.
Menggunakan aplikasi bisa mempermudah banyak hal. Mulai dari pembagian rincian, mempermudah pegawai mengambil cuti dan izin, memudahkan pengamatan antar departemen, dan bahkan bisa cek dari smartphone.
Bagi Anda yang menggeluti UKM jual beli, aplikasi ini juga menyediakan pilihan kasir dan ketersediaan barang. Jadi barang yang keluar masuk juga bisa di data, sekaligus mendata uang pemasukan hasil penjualan dan uang untuk membeli supply.
Jika pemantauan dan pendataan lebih mudah, maka beban Anda akan lebih ringan dalam hal perencanaan keuangan perusahaan untuk kedepannya.
3. Pastikan Sistem Audit yang Baik
Mengelola keuangan perusahaan adalah tanggung jawab yang berat. Jika tidak diperhatikan dengan baik, data yang berbeda sedikit saja, maka Anda bisa saja mengalami kerugian.
Kebanyakan UKM masih sedikit yang mengaplikasikan sistem Audit yang baik. Untuk pemisahan harta kekayaan sendiri dengan uang perusahaan masih susah di ranah UKM.
Jika tidak bisa memisahkan uang pribadi dan bisnis, maka Anda akan kesulitan melihat kondisi keuangan perusahaan. Kebanyakan orang menganggap keuangan perusahaan adalah kekayaan mereka. Hal ini adalah salah.
Perusahaan adalah organisasi yang berdiri dan bertanggung jawab atas semua pegawainya. Jika Anda bekerja di situ walaupun sebagai pemilik, Anda juga termasuk pegawai.
Jadi uang yang dihasilkan oleh perusahaan tidak sepenuhnya milik Anda. Perusahaan memang bisa menghasilkan uang untuk pemilik, tapi hal ini harus dipisahkan dengan uang perusahaan.
Karena pemisahan ini penting, data dan audit harus digunakan. Dengan menggunakan sistem audit yang baik, maka Anda bisa dengan mudah memantau keuangan perusahaan dan juga keuangan pribadi Anda.
Hal seperti pencatatan terpisah dan juga daftar aset bisa dicek lebih mudah. Kemungkinan ada unsur teledor ataupun korupsi dari uang perusahaan bisa dihindari dengan sistem audit ini.
4. Tempatkan Orang yang Tepat Untuk Mengatur Keuangan
Kebanyakan UKM tidak menggunakan karyawan untuk mengelola keuangan perusahaan. Biasanya hanya pemilik saja yang mengatur masalah ini.
Tapi seperti yang sudah disinggung sebelumnya, pemilik sebaiknya memisahkan kekayaan mereka dan perusahaan. Sayangnya, jika keuangan diurus pemilik yang kurang profesional, proses pemisahan ini sulit dilakukan.
Untuk membuat bisnis sukses, Anda harus bisa menilai diri. Apakah Anda orang yang sulit memisahkan keuangan ini? Jika iya, lebih baik serahkan masalah pengaturan keuangan pada pihak lain.
Pihak yang bertanggung jawab ini bisa bertugas membuat data dan neraca keuangan perusahaan. Nantinya, Anda sebagai pemilik tinggal cek data itu saja. Karena Anda tidak ikut campur, pemisahan kekayaan bisa dilakukan lebih mudah.
Menggunakan pihak lain yang lebih ahli dan berpengalaman tentu lebih baik. Jika peran ini dipegang orang yang berkualitas, Anda tentu bisa lebih percaya. Mereka bahkan bisa memberikan rancangan-rancangan penggunaan keuangan yang lebih baik.
Contohnya menggunakan uang yang dihasilkan perusahaan untuk mengembangkan skala produksi. Jika Anda tidak terlalu ahli soal ini, besaran uang untuk mengembangkan skala produksi akan sulit diketahui.
Tapi bagi orang yang berpengalaman, mereka bisa tahu seberapa besar biaya yang dibutuhkan. Apabila laporan keuangan sudah mencapai besaran tersebut, mereka bisa dengan mudah menggunakannya untuk membuat perusahaan lebih sukses.
5. Biasakan Membuat Laporan Keuangan yang Rapi dan Seragam
Mengelola keuangan perusahaan harus diawali dengan pembukuan dan pendataan yang baik. Semakin data keuangan mudah dipantau dan diawasi, semakin mudah juga Anda mengambil kesimpulan dan keputusan.
Kebanyakan UKM masih menggunakan buku-buku keuangan yang biasa untuk hal ini. Jika ingin lebih maksimal, gunakan saja program seperti Excel dan Word di komputer agar lebih mudah dan rapi.
Data di komputer ini bisa di print dan disimpan lebih aman. Format pembukuan juga jauh lebih rapi serta seragam. Dibandingkan corat-coret buku, cara ini dianggap lebih efektif dan modern.
Dengan menggunakan software ini, Anda juga memudahkan sharing informasi data keuangan. Anda cukup email informasi pembukuan ini pada pihak-pihak yang memiliki keperluan dan tidak harus fotocopy buku keuangan Anda.
6. Putar Arus Kas
Perusahaan UKM yang sudah tumbuh, pasti memiliki sisa-sisa kas yang disimpan. Kas ini bisa digunakan untuk kebutuhan pengembangan usaha. Tapi saat pemilik usaha belum siap memperbesar UKM, kas ini akan disimpan. Hal ini sebenarnya kurang optimal.
Untuk memaksimalkan keuangan perusahaan, sebaiknya Anda memutar kas ini. Pemutaran kas bisa dilakukan dengan melakukan investasi ataupun menggunakannya untuk kebutuhan perusahan lain.
Contohnya menggunakan uang tersebut untuk research produk baru. Hasil research ini pasti akan menghasilkan lebih banyak untung daripada mendiamkan kas tersebut.
Investasi juga bisa jadi pilihan lain untuk menghasilkan uang lebih dari kas yang tidak digunakan tersebut.
7. Bagi Dana Untuk Pengelolaan dan Pengembangan Perusahaan
Hal terakhir yang menjadi kunci kesuksesan UKM soal manajemen uang adalah pemisahan antara pengelolaan dan pengembangan.
Pengelolaan di sini adalah berbagai hal yang dibutuhkan perusahaan untuk melanjutkan operasional. Contohnya saja dana untuk produksi dan juga membayar gaji pegawai.
Sedangkan pengembangan perusahaan adalah dana yang digunakan untuk membuat skala perusahaan lebih besar. Contohnya dana untuk membuat varian produk baru, membangun pabrik yang lebih besar, ataupun membayar karyawan tambahan.
Keduanya sama-sama dana pengeluaran, tapi harus dikelola terpisah. Dana pengelolaan untuk operasi perusahaan harus lebih diutamakan. Saat ada uang lebih, barulah dana itu digunakan untuk pengembangan.
Jika pemisahan ini dilakukan, Anda bisa dengan jelas melihat apakah perusahaan Anda bisa berkembang atau hanya terjebak dalam lingkaran stagnant di operasional saja.
Sekian bahasan 7 cara mengelola keuangan perusahaan UKM agar lebih sukses. Mudah-mudahan bahasan ini bisa menambah wawasan Anda.
