Bekerja secara remote atau jarak jauh sekarang sudah menjadi trend. Begitu juga dengan salah satu kegiatan yang dilakukan dalam urusan pekerjaan, yaitu rapat.
Rapat virtual atau meeting online ini semakin nyata kita rasakan terutama saat pandemi. Mau tidak mau, suka tidak suka kita wajib melakukan meeting online demi tetap berlangsungnya urusan pekerjaan.
Meski keadaannya serba terbatas karena tidak bisa bertatap langsung, namun bukan tidak mungkin kegiatan meeting online ini bisa berjalan dengan sukses seperti meeting secara langsung lho.
Beberapa kegiatan yang mengharuskan diadakannya meeting online antara lain rapat harian sebelum mulai bekerja, diskusi forum, negosasi dengan klien, hingga bagi yang baru mulai interview secara online.
Nah, bagi yang baru pertama kali meeting online, ternyata ada aturan tidak tertulis yang mesti kamu catat dan aplikasikan baik-baik agar kamu tetap tampil professional dalam menjalankan kegiatan satu itu.
Karena meski pun kamu melakukannya dari rumah atau di mana pun tanpa bertatap langsung, bukan berarti kamu bisa seenaknya. Melansir dari Your Tango, berikut etika meeting online untuk membuat meeting berjalan sukses.
1. Pastikan ruangan rapi dan terhindar dari gangguan
Meeting dari rumah atau kamar kosan sekali pun, kamu harus mampu menunjukkan profesionalitas dalam mengikutinya.
Memperhatikan detail background saat meeting seperti keadaaan rumah yang rapi dan bersih adalah salah satu etika dalam mengikuti meeting online.
Meski pun tidak berada di satu ruangan yang sama, tapi cara kamu mempersiapkan meeting ini menunjukkan bahwa kamu juga begitu menghargai rekan-rekan meetingmu. Tentu hal ini membuatmu mendapat nilai plus di mata rekan kerja.
Upayakan untuk membersihkan dan merapikan ruangan minimal 30 menit sebelum meeting dimulai. Agar kamu tidak terburu-buru dan sampai melupakan persiapan yang lainnya.
Selain itu, buatlah suasana ruangan tempat kamu akan melakukan meeting online terhindar dari berbagai noise atau gangguan, seperti keributan dari peralatan lain yang bukan dari bagian meeting, suara orang, atau gangguan cahaya yang membuat visualmu saat mengikuti meeting jadi rusak.
Ruangan rapi juga dapat membuat moodmu lebih baik saat mengikuti meeting.
2. Meeting online, penampilan harus tetap Maksimal
Bekerja dari rumah memberikan banyak perubahan. Selain pekerjaan yang di-handle secara remote, cara dan gaya dalam bekerja juga terkesan lebih santai. Karena tidak harus mengikuti aturan kantor yang biasanya lebih tertata.
Misalnya gaya berpakaian dalam bekerja, jika biasanya beberapa perusahaan tertentu memiliki seragam khusus untuk bekerja, atau setidaknya tampil lebih rapi saat ke kantor, maka bekerja dari rumah tidak perlu lagi. Cenderung lebih kasual yang penting terlihat rapi saat hadir dalam rapat online.
Tapi tahu nggak sih, bahwa berpakaian seadanya asal tampil di depan layar meeting bisa membuat kamu terlihat setengah hati mengikuti meeting online.
Maka meski bekerja dari rumah dan sedang ada rapat online, sebaiknya kamu tetap memperhatikan penampilanmu.
Siapkan penampilan terbaikmu seperti biasanya ke kantor, gunakan pakaian yang rapi dan nyaman. Meski pun hanya bertatap muka lewat layar laptop, pastikan kamu terlihat bersih dan siap mengikuti meeting. Penampilan terbaik akan memberikan kesan professional.
3. Menjaga posisi kamera sejajar dengan wajah
Salah satu hal krusial saat mengikuti meeting online adalah posisi kamera. Meski sedang meeting dalam jarak jauh, bukan berarti kamu bisa seenaknya.
Meeting sambil membelakangi kamera, sedang berbicara tapi pandangan mata ke sana kemari, atau bahkan berbicara sambil keliling ruangan dan mengerjakan hal lain. Wah, udah nggak bener ini. Heehehhe.
Usahakan saat mengikuti meeting online, kamu sudah mempersiapkan hal detail seperti posisi kamera. Meski pun meeting belum dimulai, tapi kamu sudah tahu harus berada di posisi yang bagaimana nantinya.
Posisikan kamera sejajar dengan wajah saat kamu memimpin meeting atau berencana menyalakan kamera sepanjang meeting. Hal ini untuk membuatmu terlihat lebih fokus karena tatapanmu terlihat sejajar dengan mereka layaknya meeting secara langsung.
4. Mempersiapkan perlengkapan meeting sebaik mungkin
Sama seperti meeting pada biasanya, saat meeting dari rumah secara online pun kamu harus tetap mempersiapkan perlengkapan meeting hingga hal-hal apa saja yang mungkin dibutuhkan saat menjalani meeting nanti.
Hal-hal seperti data-data, berkas-berkas, konsep, laporan, hingga kebutuhan audio dan jaringan internet yang memadai. Semuanya pastikan sudah tersedia dan siap untuk dibuka. Jika terdapat di dalam folder laptop, kamu bisa membukanya sehingga saat dibutuhkan kamu tidak susah-susah mencarinya lagi.
Persiapkan hal-hal penting pada malam hari, nah saat akan melakukan meeting pada pagi hari misalnya, kamu sudah tahu dan tidak perlu khawatir ada hal yang belum beres.
Ketepatan dan cepat tanggap dalam hal meeting secara online pun akan membuatmu terlihat professional saat bekerja. Tidak mau kan kelabakan baru mikirin mau membuka file apa saat sudah di depan laptop?
5. Mengurangi gangguan yang tidak terduga
Karena melakukan rapat dari rumah yang biasanya terdapat keluarga yang beraktivitas, maka gangguan bisa saja terjadi.
Nah, penting untuk memberitahu kepada keluarga bahwa kamu akan melakukan meeting dan sebisa mungkin untuk tidak mendekat atau mengganggu selama waktu yang ditentukan.
Jika kamu tidak memiliki ruang kerja, maka setidaknya memberi batas area yang tidak boleh dilalui oleh keluargamu. Tidak mau kan sambil fokus berbicara tiba-tiba salah satu anggota keluarga ada yang lewat dengan santai di belakang.
Begitu juga jika kamu memiliki rungan kerja sendiri, pastikan kamu memberi kode di depan pintu bahwa kamu sedang bekerja dan tidak boleh diganggu. Dengan begitu, kamu bisa fokus hingga meeting selesai.
Kamu bisa menggunakan headphone ketika meeting agar bisa mendengar audio dengan jernih dan juga untuk meminilmalisir suara di sekitarmu terdengar oleh peserta rapat.
6. Mematikan audio ketika tidak sedang berbicara
Hal yang mungkin sering disepelekan saat menjalani meeting online adalah kapan saat kita harus menghidupkan dan mematikan audio.
Pastikan audiomu mati sampai tiba giliranmu berbicara. Karena kita tidak tahu berbagai macam noise dari sekitar bisa tertangkap.
Ini akan membuat peserta lain terganggu. Jika sudah tiba giliranmu berbicara, maka kamu boleh menghidupkan audio kembali.
7. Sesekali mematikan kamera jika sedang bekerja
Ketika sedang meeting, jika ada pekerjaan lain yang harus dikerjakan, kamu bisa mematikan kamera sembari bekerja.
Agar pergerakanmu tidak menggangu fokus rekan lainnya. Ketika ada rapat atau diskusi kembali, maka kamu bisa menyalakan kamera. Kamu bisa mengganti thumbnail dengan foto diri yang lebih aman.
Itulah etika dalam mengikuti meeting online yang perlu kamu pahami. Meski pun berbagai gangguan bisa saja terjadi, namun kamu sudah mencoba mengurangi dengan mempersiapkannya dengan matang. Dengan begitu, kamu akan terlihat lebih professional di mata atasan, rekan kerja, maupun klien.
Baca Juga : Bosan Jadi Pekerja Kantoran, Begini Cara Membuat Bisnis Online Dari Nol Hingga Sukses
