Secara etimologi, istilah formulir berasal dari bahasa Belanda ‘formulier’ yang berarti membentuk. Secara umum, formulir adalah sebuah kertas yang di dalamnya berisikan berbagai pertanyaan formal dan wajib diisi. Formulir bisa menjadi sarana pengumpulan informasi yang efisien karena biasanya berisikan informasi atau data-data dari pendaftar yang bersifat data personal seperti nama, tempat tanggal lahir, nama ayah dan ibu, dan lain-lain.
Istilah formulir tidaklah asing di telinga masyarakat luas karena banyak digunakan dalam aktivitas sehari-hari. Formulir kerap digunakan di instansi-instansi sebagai tanda bukti keabsahan data. Lalu apa itu formulir? Berikut pembahasan mengenai definisi formulir.
Pengertian Formulir Menurut Para Ahli
1. KBBI
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, formulir adalah:
- Lembar isian; surat isian
- Halaman web yang memungkinkan pengguna untuk memasukkan data, yang kemudian dapat dikirim kembali ke server web tersebut
2. Mulyadi (2016)
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, cek, dan lain-lain.
3. Puspitawati
Makna formulir menurut Puspitawati adalah media berupa sehelai kertas yang memiliki ruang dimana beragam informasi bisa diisikan di media tersebut. Informasi yang dimaksud yakni berupa dasar pencatatan dari transaksi maupun aktivitas ekonomi dari unit tertentu yang ada di dalam sebuah organisasi.
4. Jones dan Rama
Pengertian formulir berdasarkan pernyataan Jones dan Rama adalah dokumen yang berisikan field kosong dan memiliki pola atau format tertentu. Pengguna maupun pendaftar harus mengisi field kosong tersebut menggunakan data-data yang sesuai dengan format di dalam formulir.
Bagian atau Struktur pada Formulir
Formulir terdiri dari bagian atau struktur utama yakni pembuka atau kepala formulir, badan formulir atau isi, serta penutup atau ekor formulir.
1. Pembuka atau kepala formulir
Di bagian kepala formulir atau pembuka, terdapat beberapa informasi terkait perusahaan, institusi, atau lembaga yang berperan mengeluarkan formulir. Adapun beberapa informasi di formulir adalah berupa nama perusahaan/instansi/lembaga, alamat lengkap, serta nomor telepon yang aktif.
2. Isi atau badan formulir
Di bagian badan formulir atau isi biasanya diawali dengan instruksi atau ketentuan pengisian formulir. Setelah instruksi, terdapat isian atau tabel dengan menggunakan format tertentu. Selanjutnya isian atau tabel tersebut harus diisi dengan benar dan lengkap oleh pengguna atau pendaftar sesuai ketentuan atau instruksi pengisian formulir.
3. Penutup atau ekor formulir
Bagian atau struktur yang terakhir adalah ekor formulir atau penutup yang di dalamnya berisikan waktu dan tempat pengisian formulir, nama lengkap yang mengisi, serta tanda tangan yang mengisi formulir. Sama seperti formulir dalam bentuk fisik, formulir digital juga mempunyai struktur atau bagian yang sama.
Elemen Rancangan pada Formulir
Formulir mempunyai beberapa elemen rancangan. Elemen-elemen tersebut akan memudahkan para pengguna atau pendaftar dalam memahami setiap informasi yang tertera di dalam formulir sehingga data-data yang diisikan di dalam formulir merupakan data yang akurat sesuai perintah. Beberapa elemen tersebut antara lain :
1. Label
Adanya label bisa membantu pendaftar atau pengguna dalam memahami berbagai informasi yang dibutuhkan untuk dimasukkan. Informasi terkait data diri atau hal-hal lainnya bisa dibantu dengan adanya elemen label ini.
2. Tombol perintah atau common button
Elemen common button atau tombol perintah pada formulir berguna sebagai perintah untuk pendaftar atau pengguna untuk melakukan tindakan tertentu. Beberapa contohnya adalah delete, save, print, post, dan lain sebagainya.
3. Text boxes
Elemen ini merupakan ruang yang terdapat pada formulir dimana kegunaannya adalah sebagai ruang kosong untuk pendaftar menulis isian formulir.
4. Check Box
Elemen tombol kotak yang digunakan supaya pengguna atau pendaftar dapat memilih satu di antara beberapa pilihan.
5. Elemen Wajib
Elemen ini biasanya disimbolkan dengan tanda (*) yang berarti pedaftar diwajibkan harus mengisi isian tersebut dan tidak boleh kosong.
6. Recorder Element
Elemen ini biasanya ditemukan di formulir digital dimana elemen ini akan membantu pendaftar dalam mengisi formulir. Jika ada isian yang tidak sesuai dengan format, elemen ini akan memberitahu pendaftar dengan pesan kesalahan. Elemen ini biasanya terdaftar di kolom email, password dan re-enter password, atau upload file dengan jenis dan size tertentu.
7. Database Elements
Untuk elemen ini juga biasanya ditemukan di formulir digital dimana salah satu kolom isian akan terisi otomatis dan tidak dapat diganti sesuai dengan identitas kita. Kolom ini biasanya terisi nomor KTP atau yang lain-lain.
Jenis-Jenis pada Formulir
Formulir sendiri tidak hanya mempunyai satu jenis saja. Ada beberapa jenis formulir yang disesuaikan dengan kebutuhan. Sehingga jenis formulir akan berbeda-beda di setiap perusahaan, instansi, atau lembaga.
Setiap formulir mempunyai fungsi tertentu karena penggunaannya tidaklah sama antar pengguna. Berikut beberapa jenis formulir yang banyak ditemukan dalam kehidupan sehari-hari :
- Formulir untuk mendaftar media sosial
- Formulir Daftar Riwayat Hidup
- Formulir permohonan aplikasi SIM
- Formulir permohonan untuk pembuatan KTP
- Formulir untuk membuka tabungan di bank
- Formulir untuk mendaftar di sekolah atau universitas
- Formulir pengisian data diri
Tujuan Pembuatan Formulir
Dalam suatu perusahaan, instansi, atau lembaga, formulir dibuat atas dasar tujuan tertentu. Tujuan formulir tersebut disesuaikan dengan jenis formulir yang digunakan dalam suatu perusahaan, instansi, atau lembaga. Karena setiap jenis formulir mempunyai tujuan yang berbeda dengan jenis formulir yang lainnya. Adapun tujuan pembuatan formulir antara lain :
- Merekam bukti dari sebuah transaksi sehingga dapat mencegah pemalsuan data dalam transaksi
- Mengumpulkan atau mengklasifikasikan para pengisi yang sama dalam satu kelompok berdasarkan data-data yang telah diisikan dalam formulir
- Mendapatkan informasi tertentu yang dibutuhkan oleh perusahaan, instansi atau lembaga
- Bisa dijadikan bukti fisik atau laporan pertanggung jawaban apabila seseorang pernah mengisi formulir
- Memudahkan pencatatan serta penyimpanan atas data tertentu
- Bisa lebih menghemat dalam hal biaya dan waktu
- Meminimalisir kesalahan dalam pengiriman atau pemesanan barang
- Memfasilitasi alur kerja sehingga peran formulir adalah sebagai kontrol prosedur dalam suatu pekerjaan tertentu
Demikian pembahasan singkat mengenai definisi formulir.
