Secara etimologi kata birokrasi berasal bahasa prancis ‘bureau’ yang berarti ‘kantor atau meja tulis’. dan dari bahasa yunani ‘kratein’ yang berarti ‘mengatur’. Birokrasi mengacu pada organisasi yang kompleks dengan sistem dan proses yang berlapis-lapis atau bertahap-tahap yang mengatur suatu pekerjaan administrasi yang besar.
Dalam beberapa lembaga seperti pemerintahan, militer, sekolah, hingga rumah sakit pasti menggunakan pembagian kerja, struktur tatanan organisasi, hierarki serta bagan. Beberapa hal tersebut merupakan bagian penting dalam menjalankan berbagai tugas supaya lebih teratur dan ini disebut dengan birokrasi.
Peran birokrasi sebagai sistem otoritas pada organisasi pekerjaan yang dilakukan banyak orang dengan beragam peraturan dan penetapannya dilakukan secara rasional. Pelaksanaan birokrasi dapat dilihat dari adanya rantai perintah berupa hierarki kewenangan yang mengalir dari atas ke bawah dengan berbagai prosedur maupun aturan bersifat tetap sehingga kontrol pada organisasi dapat terjaga.
Untuk mengetahui apa itu birokrasi, berikut adalah pembahasan lengkap mengenai definisi birokrasi.
Pengertian Birokrasi Menurut Para Ahli
1. Menurut KBBI
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, birokrasi adalah sistem pemerintahan yang berpegang pada jenjang jabatan dan hierarki serta pelaksanaannya dijalankan oleh para pegawai pemerintahan. Birokrasi juga bermakna sebagai cara bekerja atau susunan pekerjaan yang yang banyak liku-likunya.
2. Blau & Mayer
Birokrasi adalah suatu sistem kontrol dalam organisasi yang dirancang berdasarkan aturan-aturan yang rasional dan sistematis, dan bertujuan untuk mengkoordinasi dan mengarahkan aktivitas-aktivitas kerja individu dalam rangka penyelesaian tugas-tugas administrasi berskala besar.
3. Rourke
Birokrasi adalah sistem administrasi dan pelaksanaan tugas keseharian yang terstruktur dalam sistem hierarki yang jelas dilakukan dengan aturan tertulis, dilakukan oleh bagian tertentu yang terpisah dengan bagian lainnya oleh orang-orang yang dipilih karena kemampuan dan keahlian di bidangnya.
4. Hague, Harrop & Breslin
Birokrasi adalah organisasi yang terdiri dari aparat yang digaji untuk melaksanakan detail tugas pemerintah, memberikan nasehat dan melaksanakan keputusan dan kebijakan pemerintah.
5. Santosa
Birokrasi adalah organisasi yang disusun sebagai suatu hierarki otoritas yang begitu terperinci. Agar terjadi relasi, diperlukan sistem hubungan yang lebih tinggi agar memberi perintah kepada yang lebih bawah, sedangkan yang lebih bawah harus melaporkan apa yang telah dikerjakan sesuai perintah yang diterima.
6. Max Weber
Birokrasi adalah bentuk organisasi yang penerapannya berkaitan dengan sebuah pencapaian tujuan. Birokrasi merupakan sistem otoritas yang secara rasional ditetapkan oleh beragam peraturan supaya pekerjaan yang dilakukan banyak orang dapat diorganisir dengan baik. Birokrasi tidak hanya berlangsung dikalangan pemerintahan, tetapi juga berlangsung di dunia ekonomi dan sosial.
Ciri-Ciri Birokrasi
1. Prinsip pembagian kerja
Kegiatan-kegiatan reguler yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi dibagi dalam cara-cara tertentu sebagai tugas-tugas jabatan. Dengan adanya prinsip pembagian kerja yang jelas, pelaksanaan pekerjaan dilakukan oleh tenaga-tenaga spesialisasi dalam setiap jabatan, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan tanggung jawab penuh dan efektif.
2. Struktur hierarkis
Pengorganisasian jabatan-jabatan mengikuti prinsip hierarkis, yaitu jabatan yang lebih bawah berada di bawah pengawasan atau pimpinan dari jabatan yang lebih atas. Pejabat yang lebih bawah kedudukannya harus mempertanggungjawabkan setiap keputusannya dan pekerjaannya kepada pejabat atasannya.
3. Aturan dan Prosedur
Pelaksanaan kegiatan didasarkan pada sistem peraturan yang konsisten. Sistem standar tersebut dimaksudkan untuk menjamin adanya keragaman pelaksanaan setiap tugas dan kegiatan tanpa melihat jumlah orang yang terlibat di dalamnya.
4. Prinsip netral (tidak memihak)
Dalam prinsip ini, seorang pejabat dalam menjalankan tugas jabatannya terlepas dari pertimbangan yang bersifat pribadi. Dengan menghilangkan pertimbangan yang bersifat pribadi dalam urusan jabatan, berarti suatu prakondisi untuk sikap tidak memihak dan juga untuk efisiensi.
5. Penempatan didasarkan atas karier
Penempatan kerja di dalam organisasi birokrasi didasarkan pada kualifikasi teknis dan dilindungi terhadap pemberhentian yang sewenang-wenang. Dalam organisasi birokrasi, penempatan kerja seorang pegawai didasarkan atas karier. Ada sistem promosi, biasanya atas dasar senioritas atau prestasi, atau keduaduanya.
Kebijaksanaan kepegawaian demikian dimaksudkan untuk meningkatkan loyalitas kepada organisasi dan tumbuhnya esprit de corps atau jiwa korps di antara para anggotanya.
6. Birokrasi murni
Pengalaman menunjukkan bahwa tipe birokrasi yang murni dari organisasi administrasi dilihat dari segi teknis dapat memenuhi efisiensi tingkat tinggi. Mekanisme birokrasi yang berkembang sepenuhnya akan lebih efisien daripada organisasi yang tidak menerapkannya.
Karakteristik yang dimiliki Birokrasi
Karakteristik dari tipe organisasi birokrasi modern adalah sebagai berikut:
- Para anggota staf hanya melaksanakan tugas-tugasnya secara impersonal sesuai susunan jabatannya.
- Terdapat hierarki jabatan yang jelas; Setiap organisasi memiliki hierarki wewenang.
- Fungsi-fungsi jabatan diketahui secara jelas; adanya pembagian kerja.
- Para pejabat diangkat berdasarkan sistem kontrak.
- Para pejabat dipilih berdasarkan kualifikasi profesional, idealnya berdasarkan pada suatu dimploma (ijazah) yang diperoleh melalui ujian.
- Para pejabat memiliki gaji dan biasanya juga dilengkapi dengan hak-hak pensiun. Gaji bersifat berjenjang menurut kedudukan dalam hierarki.
- Pos jabatan adalah lapangan kerja yang pokok bagi para pejabat.
- Suatu struktur karir dan promosi atas dasar sistem prestasi serta pertimbangan keunggulan.
- Pejabat sangat mungkin tidak sesuai dengan pos jabatan maupun dengan sumber-sumber yang tersedia di pos tersebut.
- Pejabat terikat pada sistem disiplin dan control yang seragam.
Jenis-Jenis Birokrasi
1. Agen-agen pengaturan independent (independent regulatory agencies)
Jenis birokrasi ini terbentuk karena adanya suatu kebutuhan dalam penyelenggaraan regulasi ekonomi di dunia bisnis. Regulasi ekonomi tersebut nantinya akan mempunyai hubungan langsung terhadap kesejahteraan masyarakat. Di Indonesia, contoh jenis birokrasi ini antara lain KPU (Komisi Pemilihan Umum), KPK, BPPN, dan lain sebagainya.
2. Agen-agen federal (federal agencies)
Agen federal pada birokrasi adalah tangan kanannya lembaga kepresidenan yang dipilih langsung dan dibentuk oleh presiden yang saat itu sedang menjabat. Di Indonesia, contoh birokrasi ini adalah LAPAN (Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional) dan BATAN (Badan Tenaga Atom Nasional).
3. Perusahaan milik federal (federal corporation)
Jenis birokrasi ini merupakan perpaduan antara lembaga bisnis dan juga berfungsi sebagai lembaga pemerintahan. Contoh birokrasi di Indonesia seperti BUMN (Badan Usaha Milik Negara).
4. Departemen-departemen di dalam cabinet (the cabinet departments)
Birokrasi ini diorganisir menjadi beberapa departemen dengan pembagian berdasarkan tugas-tugasnya. Beberapa departemen ini memiliki tugas utama dalam melakukan kebijaksanaan yang diterapkan oleh lembaga eksekutif atau yudikatif. Contoh jenis birokrasi ini antara lain departemen pendidikan, departemen pertahanan, departemen kesehatan, dan lain-lain.
Keuntungan Adanya Birokrasi
1. Menumbuhkan rasa tanggung jawab pada karyawan
Rasa tanggung jawab karyawan semakin tumbuh karena adanya pembagian kerja. Sehingga pergerakan organisasi menjadi terbantu untuk mencapai tujuan bersama secara efisien. Karyawan juga bisa mengembangkan berbagai keahlian pada pekerjaan mereka dan tidak meminta untuk dipindah tugaskan sepanjang hari.
2. Meningkatkan stabilitas
Keuntungan birokrasi adalah mampu meningkatkan stabilitas dengan serangkaian tanggung jawab serta aturan yang memberikan peran yang jelas pada kesinambungan para karyawan. Birokrasi memberikan bantuan pada industri yang bermasalah pada keamanan supaya prosedur diatur dan dipastikan secara tepat sehingga bisa dijalankan dengan baik.
3. Mempromosikan keseimbangan
Birokrasi mampu membuat keputusan secara impulsif sehingga bisa mengatur pihak tertentu untuk selalu tunduk pada prosedur dan aturan yang luas. Oleh karena itu, birokrasi bisa memberi lapisan pertanggungjawaban supaya pihak tertentu tidak mendapatkan banyak wewenang.
4. Perlakuan terhadap karyawan tidak memihak
Dengan adanya birokrasi yang ideal, pelaksanaan dioperasikan berdasarkan penetapan aturan sehingga tidak ada perlakuan yang memihak terhadap orang tertentu. Semua keputusan didasarkan pedoman secara tertulis dengan alasan yang tepat dan tidak ada sesuatu yang memihak atas dasar kepemimpinan karismatik maupun hubungan pribadi.
5. Memberikan tawaran untuk keamanan dalam bekerja
Birokrasi mampu memberikan penawaran keamanan pada karyawan karena merupakan organisasi yang telah mapan dengan segala penetapan prosedur untuk setiap pemutusan hubungan kerja dan juga perekrutan karyawan. Karyawan birokrasi bisa lebbih berkembang dalam pekerjaannya karena birokrasi menyediakan kesempatan promosi atas prestasi.
Birokrasi adalah entitas penting dalam suatu organisasi karena memiliki aturan dan tugasnya masing-masing. Bahkan dengan adanya birokrasi, para anggota mendapatkan berbagai keuntungan dalam pekerjaannya.
