Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata “ad” yang berarti intensif dan “ministraire” yang berarti to serve atau melayani.
Secara umum, administrasi adalah semua kegiatan yang bertujuan untuk memenuhi atau menegakkan kebijakan untuk mencapai tujuan. Administrasi juga bisa diartikan kegiatan atau proses penyelenggaraan, terutama pengelolaan organisasi atau lembaga.
Dengan administrasi, maka setiap aktivitas yang dikerjakan dalam organisasi tersebut dapat berjalan lancar sesuai harapan. Untuk mengetahui penjelasan lengkap apa itu administrasi, simak definisi administrasi berikut ini.
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
1. H. A. Simon
Administrasi dapat dijelaskan sebagai sebuah aktivitas yang dilakukan oleh orang-orang yang ada dalam kelompok tertentu. Aktivitas tersebut dilakukan dengan menjalin hubungan kerjasama supaya tujuan yang telah disepakati bersama bisa diraih dengan adanya administrasi yang dilakukan.
2. Arthur Grager
Administrasi adalah suatu bentuk komunikasi sekaligus pelayanan yang diselenggarakan dalam sebuah organisasi. Bentuk pelayanan yang diberikan yakni berupa surat-menyurat, sehingga segala informasi yang berhubungan dengan organisasi tersebut dapat dilihat dari surat yang telah dibuat ataupun diterima oleh organisasi tertentu.
3. Ulbert Silalahi
Administrasi adalah suatu aktivitas penyusunan dan pencatatan data serta informasi yang dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, baik terkait dengan internal ataupun eksternal, yang berfungsi sebagai penyedia informasi dan bisa mendapatkannya kembali baik seluruh atau sebagian.
4. Marx
Administrasi adalah tindakan yang diambil dalam mengejar tujuan yang meliputi penataan urusan yang sistematis dan penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan tertentu.
5. G. R. Terry
Administrasi adalah serangkaian kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian seluruh pekerjaan dalam lingkup organisasi, serta upaya untuk menggerakkan seluruh orang-orang yang melakukan kegiatan tersebut.
6. Sondang P. Siagian
Administrasi ialah rangkaian dari segala proses dalam bekerja sama yang dilakukan minimal oleh dua orang serta berdasarkan atas rasionalitas guna sampai pada tujuan yang dicita-citakan.
Ciri-Ciri Administrasi
1. Adanya Sebuah Tujuan
Administrasi adalah salah satu elemen yang ada dalam sebuah organisasi. Dalam suatu organisasi pasti memiliki tujuan tertentu. Tujuan inilah yang menjadi muara dari setiap kegiatan yang dilakukan dalam organisasi tersebut.
2. Adanya Organisasi
Dalam administrasi pasti terdapat orang-orang yang nantinya akan melakukan berbagai jenis kegiatan. Sehingga dibutuhkan adanya tenaga dalam sebuah perkumpulan tersebut minimal 2 orang.
3. Terdapat Sebuah Proses
Dalam serangkaian kegiatan yang dilakukan dalam administrasi sejatinya merupakan proses yang dilakukan supaya tujuan dari sebuah perkumpulan dapat tercapai. Sehingga setiap anggota yang bekerja dalam satu organisasi memiliki satu tujuan yang sama, yaitu tujuan organisasi.
4. Terjalin Kerjasama
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh anggota dalam organisasi tentunya saling berkaitan dan memiliki hubungan kerjasama tertentu. Bukan justru sebaliknya yang bekerja sendiri-sendiri tanpa memperhatikan kaitan antara pekerjaan yang dilakukan dengan elemen yang lain.
5. Terdapat Sebuah Bimbingan
Kegiatan administrasi memerlukan adanya saran tertentu, sehingga biasanya muncul adanya bimbingan. Hal tersebut diberlakukan pada setiap elemen yang ada, baik itu terkait dengan kepemimpinan maupun dalam hal pengawasan pekerjaan yang dilakukan oleh anggota. Adanya bimbingan tentunya akan memberikan pengarahan terhadap kinerja supaya menjadi optimal.
Jenis-Jenis Administrasi
1. Administrasi Negara
Administrasi Negara atau administrasi publik adalah suatu bahasan ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi lembaga legislatif, yudikatif, dan eksekutif serta hal-hal yang berkaitan dengan publik yang meliputi kebijakan publik, manajemen publik, administrasi pembangunan, tujuan Negara, dan etika yang mengatur penyelenggara Negara.
2. Administrasi Niaga
Administrasi bisnis atau administrasi niaga adalah proses pengelolaan perusahaan atau organisasi guna menjaga kestabilan dan perkembangannya. Tujuan dari administrasi bisnis adalah untuk memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya.
3. Administrasi Keuangan
Administrasi keuangan adalah kegiatan dalam mengelola tugas keuangan untuk perusahaan atau organisasi, misalnya, menjaga kestabilan keuangan, menulis laporan keuangan, dan menyediakan anggaran untuk suatu proyek.
4. Administrasi Pendidikan
Administrasi pendidikan adalah proses memanfaatkan sumber daya pendidikan melalui kerjasama sejumlah orang dengan melaksanakan fungsi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi, untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.
5. Administrasi Kependudukan
Administrasi kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi penduduk serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik, pemerintahan dan pembangunan.
Fungsi Administrasi
1. Perencanaan (Planning)
Administrasi adalah kumpulan dari berbagai kegiatan, yang mana salah satunya berupa perencanaan. Aktivitas tersebut dilakukan pertama kali sebelum dilakukan aktivitas administrasi lainnya.
Jadi, dalam perencanaan juga diperlukan adanya administrasi yang berawal dari data yang telah terkumpul, kemudian dilakukan pengolahan dan selanjutnya disusun sebuah rencana.
2. Penyusunan (Organizing)
Penyusunan merupakan fungsi selanjutnya dari administrasi. Penyusunan adalah sebuah upaya dalam hal penyusunan serta pembangunan komunikasi dalam lingkungan pekerjaan supaya bisa sampai pada tujuan yang ditetapkan sebelumnya.
3. Koordinasi (Coordinating)
Koordinasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan dengan upaya pengaitan, penyatuan, serta penyesuaian dalam sebuah pekerjaan supaya yang terjalin di dalamnya dapat berlangsung dengan baik dan tujuan dapat tercapai.
Dengan demikian, setiap kegiatan yang ada tidak berjalan secara sendiri-sendiri, melainkan saling memiliki hubungan.
4. Pelaporan (Reporting)
Reporting menjadi salah satu fungsi dari adanya administrasi. Yang dimaksud dengan reporting yaitu aktivitas penyampaian laporan yang mencerminkan adanya perkembangan maupun hasil dari seorang bawahan kepada atasannya. Penyampaian laporan tersebut dapat berupa tulisan maupun lisan.
5. Penyusunan Anggaran (Budgeting)
Anggaran merupakan salah satu elemen yang cukup penting dalam sebuah organisasi. Dalam penyusunan anggaran, meliputi aktivitas perencanaan sekaligus pengelolaan dana yang dilakukan terus-menerus secara berkesinambungan dari waktu ke waktu.
6. Penempatan (Staffing)
Penempatan yaitu suatu kegiatan yang berhubungan dengan pengerahan tenaga kerja yang ada dalam sebuah organisasi, upaya pengembangan, dan pemanfaatan setiap perlengkapan yang telah tersedia supaya pekerjaan dapat berlangsung optimal.
7. Pengarahan (Directing)
Pengarahan meliputi berbagai jenis aktivitas, diantaranya pemberian saran, bimbingan, dan perintah kepada bawahan yang bertujuan supaya setiap tugas yang harus dilakukan dapat berlangsung dengan lancar. Dengan demikian apa yang dicita-citakan oleh organisasi tersebut dapat tercapai.
Itulah penjelasan mengenai administrasi. Pada intinya, administrasi adalah kegiatan yang memiliki tujuan yang sangat kompleks. Dari setiap kegiatan yang dilakukan dalam organisasi tertentu pastilah bertujuan agar organisasi tersebut dapat berkembang dan selalu dalam keadaan yang aman dari berbagai kemungkinan buruk.
