Perencanaan adalah sebuah proses menyusun rencana, berupa poin-poin yang harus dilakukan atau didapatkan untuk mencapai suatu tujuan dalam kurun waktu tertentu di masa depan. Dengan perencanaan kita dapat mengukur beberapa risiko atau hambatan sehingga memiliki beberapa solusi untuk dapat menyelesaikannya.
Pengertian Perencanaan Menurut Ahli
Banyak ahli yang memberikan pemahamannya tersendiri mengenai arti dari perencanaan. Berikut adalah beberapa definisi perencanaan menurut ahli, diantaranya sebagai berikut:
1. Soekartawi
Secara sederhana Soekartawi menjelaskan bahwa perencanaan adalah bagian dari pemilihan alternatif atau mengalokasikan sumber daya sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
2. Kusmiadi
Pengertian yang dibawakan oleh Kusmiadi menitikberatkan pada proses dasar yang digunakan. Hal tersebut ditujukan untuk menguraikan proses pencapaian sesuai serta dalam memilih tujuan.
3. Steiner
Pandangan Steiner terhadap pengertian perencanaan adalah melihat proses dimulai dari menentukan sasaran, kemudian mengatur kebijakan, membuat batasan strategi, serta langkah detail untuk mencapai tujuan.
Perencanaan juga dibuat untuk membantu organisasi dalam mengimplementasikan hasil putusan serta meninjau kembali putusan yang dibuat.
4. Newman
Pengertian yang dicetuskan oleh Newman menitikberatkan perencanaan sebagai penentuan langkah. Sehingga secara keseluruhan perencanaan merupakan proses menentukan tindakan apa yang dilakukan lebih dulu hingga suatu tujuan tercapai.
5. Robbins dan Coulter
Robbins dan Coulter mengartikan bahwa perencanaan digunakan sebagai proses dari menetapkan tujuan, strategi keseluruhan, merumuskan sistem, hingga melakukan integrasi dan koordinasi pada seluruh anggota organisasi (perusahaan) hingga tujuan dapat tercapai.
Oleh karena itu, pada dasarnya perencanaan ditujukan sebagai proses antisipasi terhadap beberapa kemungkinan risiko. Selain itu, menjadi proses untuk beradaptasi pada kondisi yang terjadi.
Perencanaan memberikan arahan pada anggota agar berjalan sesuai rencana yang dibuat, sehingga proses pencapaian berjalan efektif dan efisien sesuai ketentuan atau kebijakan.
Fungsi dari Perencanaan
Fungsi perencanaan ditujukan untuk melihat bagaimana pihak manajemen dalam organisasi menentukan tujuan serta langkah yang digunakan untuk mencapainya. Secara sederhana fungsi perencanaan adalah melihat hal yang dicapai dan bagaimana langkah kerjanya. Sehingga yang dinilai pada fungsi ialah:
- Penentuan tujuan
- Perjalanan menjalankan tujuan
- Hasil akhir yang efektif dan efisien
Jenis-Jenis Perencanaan
Perencanaan yang baik merupakan perencanaan yang melibatkan seluruh anggota organisasi. Terdapat tiga jenis perencanaan yang biasa digunakan dalam organisasi. Jenis-jenis tersebut ditentukan sesuai hierarki atau susunan manajemen, antara lain:
1. Strategic Plans
Perencanaan strategis merupakan perencanaan yang ditentukan oleh founder atau manajemen tingkat atas sebagai manifestasi dari visi misi yang dijalankan organisasi.
Perencanaan ini ditujukan untuk jangka panjang, mulai dari tiga hingga lima tahun. Sehingga dalam jenis ini, perencanaan adalah dasar perusahaan menentukan strategi yang dipilih untuk merealisasikan tujuan.
Perencanaan strategis memiliki karakteristik sebagai berikut:
- Berisi tujuan jangka panjang serta siasat dan langkah yang digunakan untuk mewujudkannya.
- Tujuan yang dibuat harus mengakomodir seluruh bagian organisasi serta memiliki fleksibilitas dalam menghadapi masalah di kemudian hari.
- Dibuat oleh manajemen tingkat atas untuk menjalankan organisasi.
- Mengandung kerangka kerja dan arahan yang jelas sehingga dapat dipahami oleh tingkatan manajemen dibawahnya.
2. Tactical Plans
Perencanaan taktis merupakan perpanjangan tangan dari perencanaan strategis yang dibuat oleh manajemen tingkat atas. Perencanaan ini menjabarkan kembali secara detail arahan yang telah diberikan dalam perencanaan untuk rentang waktu yang singkat.
Perencanaan taktis memiliki beberapa karakteristik, diantaranya:
- Dibuat oleh manajemen tingkat menengah (biasanya koordinator divisi).
- Bertanggung jawab terhadap manajemen puncak.
- Perencanaan dipergunakan untuk kurun waktu yang lebih pendek (di bawah tiga tahun).
- Berisi arahan detail yang dikhususkan pada divisi terkait sebagai perpanjangan tangan dari perencanaan strategi.
- Perencanaan hanya dijalankan oleh bagian divisi tertentu sesuai dengan kerangka kerja (baik SDM atau tupoksi)
3. Operational Plans
Perencanaan operasional merupakan perencanaan ujung tombak dari suatu organisasi. Perencanaan ini mengatur bagaimana langkah nyata atau spesifik yang dilakukan di lapangan. Karakteristik ciri dari perencanaan operasional diantaranya:
- Dibuat oleh manajemen tingkat bawah (biasanya supervisor).
- Bertanggung jawab terhadap manajemen tingkat menengah.
- Perencanaan memiliki kurun waktu yang singkat (maksimal satu tahun).
- Perencanaan biasanya dikenakan langsung pada tindakan keseharian (kegiatan operasional perusahaan).
Baca Juga: Pengertian Lengkap Implementasi
Contoh dari Perencanaan
Ketiga jenis dalam perencanaan memiliki beberapa bagian khusus yang menjadi ranah perencanaan. Berikut adalah beberapa contoh perencanaan berdasarkan hierarki yang digunakan:
1. Strategic Plans
Dalam perencanaan strategis, tidak terdapat perencanaan baku dibuat oleh manajemen tingkat atas. Kebanyakan bentuk dari strategi ini bersifat perencanaan yang berupa kebijakan, salah satu contoh perencanaan adalah pembuatan garis besar haluan kerja.
2. Tactical Plans
Kebijakan dari manajemen tingkat atas, diuraikan kembali oleh manajemen tingkat menengah yang biasanya memegang peranan sebagai koordinator divisi. Oleh karena itu, beberapa contoh perencanaan yang dibuat dalam perencanaan taktis antara lain:
- Ringkasan tugas yang dikerjakan.
- Sumber serta bahan yang dipergunakan.
- Biaya, personalia, situasi serta kondisi pekerjaan.
- Prosedur kerja.
- Serta, struktur organisasi (SDM) yang harus terpenuhi.
3. Operational Plans
Oleh supervisor dalam suatu divisi, kebijakan manajemen tingkat menengah dibuat rinci sesuai dengan keadaan lapangan serta sumber daya yang dimiliki. Sehingga, perencanaan biasanya terdiri dari, antara lain:
- Analisa kondisi.
- Penetapan prosedur kerja.
- Langkah kerja.
- SDM sebagai tenaga pelaksana.
- Rentang waktu dan hal lain yang berkaitan.
Cara Membuat Perencanaan yang Tepat
Perencanaan adalah penjelasan mengenai apa dan bagaimana sesuatu dapat dicapai. Oleh karena itu, dalam penyusunan perencanaan, terdapat beberapa tips perencanaan yang dapat digunakan sehingga tujuan yang dicapai berjalan efektif dan efisien. Terdapat enam hal yang harus dipertimbangkan dalam membentuk suatu perencanaan, antara lain:
What
Apa yang ingin diraih oleh organisasi? Dengan kata lain tentukan tujuan terlebih dahulu.
Why
Kenapa hal tersebut ingin dicapai? Bagian ini menjelaskan alasan dari tujuan tersebut dipilih.
Where
Dimana bagian yang tepat untuk mencapai tujuan? Bagian ini merujuk pada segmentasi mana yang dimaksud dalam tujuan.
When
Kapan langkah tersebut dimulai dan tujuan tercapai? Selain menentukan rencana, pembuatan timeline juga diperlukan untuk memastikan tujuan tercapai sesuai dengan rentang waktu yang diharapkan.
Who
Siapa saja SDM yang diperlukan atau terlibat dalam realisasi tujuan? Hal ini menentukan berapa jumlah serta bagian atau karakteristik apa yang dibutuhkan untuk menyukseskan realisasi tujuan.
How
Bagaimana langkah atau metode yang digunakan untuk merealisasikan tujuan? Tips yang terakhir adalah penentuan cara nyata dalam menjalankan perencanaan yang dilakukan.
Perencanaan bukan hanya bagaimana kita menentukan sesuatu tujuan. Perencanaan adalah bagaimana tujuan yang dibuat menjadi terlaksana, sehingga sudah sepatutnya kita menentukan secara terperinci dan taat untuk menjalankannya. Semoga membantu!
